Self storage para escritórios de contabilidade: veja!
Seja em casa ou no escritório, é muito comum ter objetos acumulados em algum cômodo — o que faz você perder um bom espaço físico. Mesmo que você limpe ou se desfaça de certas coisas, muitas outras acabam ficando por serem importantes, como é o caso de documentos.
Um escritório de contabilidade, por exemplo, perde um espaço enorme armazenando seus arquivos e os documentos dos clientes. Isso prejudica muito a produtividade do escritório, já que, além do espaço, esse tipo de armazenamento exige cuidados especiais com a manutenção. Mas existe uma solução para esses documentos: o self storage.
Descubra as vantagens do uso dessa solução por escritórios de contabilidade!
Por que usar o self storage?
O self storage é um lugar onde é possível armazenar móveis, documentos, objetos valiosos ou qualquer outro item da sua coleção pessoal ou corporativa. O custo-benefício é ótimo, já que os planos são flexíveis — e você pode alugar um box pelo tempo que precisar.
Um benefício é que seus pertences sempre estarão em segurança, pois somente você poderá entrar no seu box. Afinal, você comprará um cadeado e ficará com sua chave. O lugar também protege suas coisas contra a umidade e outros problemas causados pelo clima.
Muitos e-commerces, lojas e escritórios têm se aproveitado da ideia para guardar estoques e documentos que não estejam sendo usados no momento. Assim, as empresas economizam muito, podendo liberar mais espaço dentro dos escritórios para desenvolver outras atividades e aumentar a produtividade.
O que armazenar no seu box?
É frequente os escritórios possuírem uma sala de arquivos, onde são armazenados todos os documentos dos clientes e da própria empresa. Um escritório de contabilidade pode levar todo esse arquivo para um self storage, e ainda liberar mais espaço físico para a equipe trabalhar.
O arquivo morto é um exemplo de documento que precisa ser guardado, mas que ocupa muito espaço. À toa, não é? Esse tipo de registro é raramente utilizado no escritório, então não há prejuízos operacionais se for deixado no self storage.
Os documentos de clientes, como os contratos e cópias de documentos pessoais, também podem ser armazenados lá. E não se preocupe: se precisar de algum deles, basta ir até lá, sem hora marcada, e verificar ou retirar o que precisa!
Todos os seus documentos estarão armazenados em segurança, e somente você e as pessoas autorizadas terão acesso a eles.
E como armazenar bem esses documentos?
Tudo vai ficar bem guardado no seu box. Mas como você poderia encontrar rapidamente o que precisa, no caso de fazer uma retirada no local? O mais indicado é separar e etiquetar tudo. Assim, você sempre saberá o que é e onde está cada arquivo — e não ficará perdido quando precisar de algo.
Existem modelos de arquivos que podem ajudar nesse momento, mas a dica principal é: não coloque os documentos diretamente no chão. Uma estante, ou até mesmo uma estrutura de pallet para apoiar os arquivos, pode resolver o problema.
Tenha também, no escritório, uma planilha ou um software com tudo catalogado. Assim, você terá certeza de que determinado documento está no self storage e qual é a sua localização exata. A precaução e a organização facilitam mais ainda o armazenamento correto dos documentos.
O self storage vem se tornando a melhor opção para os escritórios armazenarem seus documentos e até mesmo os móveis que não estão sendo utilizados. Você tem alguma dúvida que essa pode ser a solução para o seu escritório? Deixe seus comentários!
