Por que usar um self storage para armazenar documentos da sua empresa?

Apesar de quase tudo que usamos nos ambientes de trabalho hoje em dia ser digital, certos arquivos, papéis importantes e relatórios ainda precisam ser impressos. Documentos como identidades, certidões, contratos, alguns comprovantes, portfólios, e tantos outros, facilmente entram nesta lista.

E, justamente por conta de sua importância, é preciso armazenar tudo isso adequadamente, não é mesmo? Isso inclui a proteção dos papéis e sua devida identificação. O local onde tudo ficará, também deve ser muito bem pensado e zelado. Logo, uma boa ideia é guardar tudo em um self storage. Você já conhecia essa solução? Quer saber por que ela é a mais segura para armazenar os documentos da empresa? Confira a seguir.

Onde devo guardar meus documentos?

Documento é coisa séria, então é preciso ter cuidado com os seus. Pense você em sua casa, na quantidade de documentos que você possui, entre certidões, contratos e outros, eles ocupam determinado espaço em seu armário, como uma caixa de tamanho médio ou até uma gaveta, não é mesmo? Mas se você mora com mais três ou quatro pessoas, por exemplo: no total seu armário terá 5 caixas de documentos, ou ainda 5 gavetas cheias de papel!

Em uma empresa não é diferente, mas em vez de uma caixa ou gaveta, esses documentos e papéis importantes podem ocupar armários inteiros. Sem contar que essa quantidade de papel extra acaba atrapalhando o bom desenvolvimento da empresa, as rotinas de trabalho, e ainda obstruem espaços que poderiam ser mais bem aproveitados.

Ter um local adequado, seguro e que não atrapalhe ninguém é o ideal para conservar todos esses documentos. Um self storage, por exemplo, é uma solução certeira para empresas que precisam se livrar momentaneamente de tantos papéis em suas salas e armários.

Quais as vantagens de ter seus documentos em um self storage?

O self storage é uma boa forma de guardar suas coisas, pois se tratam de boxes fechados que somente quem os aluga tem acesso à chave — é o próprio locatário quem compra o cadeado. Lá, os pertences ficam totalmente seguros. A Guardex, por exemplo, traz diversos benefícios para esse tipo de situação.

O custo-benefício também é enorme, pois com baixo investimento você terá um espaço muito maior dentro da empresa, reduzindo-se as perdas de arquivos conservados erroneamente, aumentando seu aproveitamento espacial.

Como guardar meus documentos em um self storage?

Tenha em mente que não é somente encaixotar tudo, colocar no box e fechá-lo! Organize tudo antes:

• separe os documentos na ordem correta, ou de outra forma que ache adequada para você. Embale seus documentos para que eles fiquem protegidos de umidade e não se deteriorem com o tempo;

• esqueça as caixas de papelão, elas não são resistentes ao tempo e podem danificar o conteúdo delas. Prefira as caixas de plástico que já possuam um fechamento melhor;

• para finalizar, coloque os documentos nas caixas de identifique-as com etiquetas ou de outra forma;

• o box é seguro, mas evite deixar as caixas diretamente no chão. Isso ajuda a preservar a organização e também os próprios documentos.

Você ainda tem alguma dúvida de que um self storage, como a Guardex, é uma boa solução para guardar seus documentos? Não deixe de ler o nosso artigo para saber mais sobre o assunto: “Self storage: o guarda móveis moderno”.