Dicas de produtividade para pequenas e médias empresas

Em tempos de instabilidade econômica, trabalhar de forma produtiva é o que garante a sobrevivência e aumenta o nível de competitividade das pequenas e médias empresas. Entretanto, para que isso aconteça é preciso que a produtividade faça parte da rotina de uma organização e, principalmente, que todos da equipe estejam cientes e treinados.

Além de ser uma maneira de otimizar tempo e recursos, ter processos bem definidos aumenta a produtividade e contribui para a profissionalização do negócio. Dessa maneira, o empreendedor poderá focar em planejamentos estratégicos e deixar de apagar incêndios ao longo do dia.

O planejamento é essencial para qualquer tipo de empresa, independentemente do porte e segmento, pois é o que norteará o dono a tomar melhores decisões. Mas, nem sempre ele possui tempo e cabeça para parar e pensar sobre o negócio.

Por isso, para ajudar os empreendedores e motivar a sua equipe para atingir melhores resultados, produzimos um guia com dicas de produtividade para pequenas e médias empresas! Confira!

Avalie se a estrutura física da empresa é adequada

Você sabia que a estrutura física do seu negócio interfere diretamente na produtividade das pessoas? O nível de produtividade cai quando o próprio ambiente de trabalho possui obstáculos que dificultam a realização das tarefas e não foi planejado para atender as necessidades das pessoas.

Veja se os espaços de circulação precisam ser adequados para que todos possam cumprir suas tarefas, invista em um projeto que garanta a saúde de todos e não se esqueça de ter os móveis ideais para cada local.

Se as finanças permitirem, busque empresas especializadas em saúde e segurança do trabalho, caso você esteja com dúvidas em relação à estrutura do seu negócio.

Invista em ferramentas atuais de trabalho

Assim que o empreendedor identificar quais são os principais gargalos que estão prejudicando o nível de produtividade da empresa, o segundo passo é investir em ferramentas que possam otimizar os processos da sua equipe.

Soluções como sistemas de gestão, de relacionamento com clientes, controle de estoque e automação de marketing podem ajudar o empreendedor e sua equipe a produzirem mais e com qualidade.

Claro que o investimento deve ser levado em conta para evitar que isso interfira nas finanças da empresa. No entanto, lembre-se de que existem soluções customizadas para as pequenas e médias empresas.

Tenha processos bem definidos

Uma das principais dicas de produtividade é dedicar um tempo para planejar e definir os processos do seu negócio. Esse passo é importante, porque os processos podem estar sugando recursos e tempo da sua empresa e você nem está percebendo.

Descubra quais são as melhores formas de realizar as tarefas e crie padrões com a ajuda dos funcionários. As pessoas que trabalham na parte operacional são as mais indicadas para ajudar na padronização dos processos, pois elas sabem como contornar situações que interferem na produtividade do dia a dia.

Os processos também são essenciais para evitar refações de trabalho e para que o empresário fique tranquilo para se dedicar a outras tarefas.

Use um software de gestão para minimizar erros

Um sistema de gestão automatizado tem como objetivo integrar todos os processos de um negócio e fornecer informações relevantes para o empresário.

Hoje, o custo para instalar um software de acordo com as suas necessidades é relativamente baixo, pois existem empresas voltadas para atender as pequenas e médias empresas e com pacotes customizados de suporte e atendimento. Minimizar erros, eliminar processos repetitivos, fornecer informações para planejamentos estratégicos, aumentar a produtividade e evitar refações de tarefas são as principais vantagens para os empreendedores.

Estabeleça metas para garantir a produtividade

O que não é medido, não pode ser gerenciado. Por isso, estabelecer metas é indispensável para o nível de produtividade da sua empresa aumente. Parece complicado, mas basta reunir informações do que precisa ser entregue para o cliente e qual é a melhor maneira de realizar a tarefa.

A partir disso, você tem o parâmetro que todos da equipe deveriam atingir. Lembrando que as metas não devem ser impossíveis de serem buscadas e, muito menos, fáceis a ponto dos funcionários não precisarem se esforçar para isso.

Mas, não se esqueça de que a produtividade precisa estar relacionada ao nível de qualidade do serviço ou produto. Não basta focar em metas e deixar de lado o que mais importa para o cliente: a qualidade do que ele recebe.

Não se esqueça dos treinamentos

Para que sua equipe esteja alinhada com o objetivo da empresa é preciso que a comunicação entre todos seja excelente. Por isso, não deixe de informar o que você espera da equipe, como ajudará nesse processo e quais são as novas ferramentas usadas para aumentar a produtividade de todos.

Uma empresa produtiva é como um sistema em que todas as partes têm sinergia. Assim, mesmo que uma pessoa esteja com problema para fazer sua parte, não interferirá no resultado final, pois todos saberão como agir em casos de emergência. Por isso, não veja os treinamentos como custos e, sim, como um investimento.

Terceirize os serviços sempre que for necessário

Muitas vezes, os donos de pequenas e médias empresas dedicam muito tempo para solucionar problemas e acabam deixando de lado a parte estratégica do negócio.

Nesses casos, a terceirização de alguns serviços pode aliviar o peso do empreendedor. Por exemplo, em vez de ter que adquirir novas máquinas, que custam caro quando são novas, ele pode alugá-las, enquanto não possui capital para comprá-las. Ou, investir em um self-storage quando há materiais ociosos para armazenar tudo corretamente e não possui dinheiro para expandir a sua loja.

Para quem deseja aumentar a produtividade, a terceirização deve ser levada em consideração. As principais vantagens é que as empresas são especializadas nesses serviços. Enquanto o empresário teria que investir muito tempo e dinheiro para fazer a mesma coisa.

Gostou das nossas dicas de produtividade para donos de pequenas e médias empresas? Deixe um comentário, caso você tenha ficado com alguma dúvida ou tenha sugestões para contribuir com o post. No nosso blog, você pode ler mais sobre gestão de negócios, logística e dicas de organização!