Como organizar documentos de uma empresa? Descubra aqui!

Já aconteceu de você estar em um projeto importante que precisa de agilidade e, simplesmente, não encontrar as informações que precisava para dar prosseguimento às ações? Assim, no final das contas, acabou-se gastando mais tempo procurando a documentação do que executando o projeto?

É por situações como essa que saber como organizar os documentos é importante. Alguns truques, e um pouquinho de burocracia, podem ajudar a poupar muito tempo e dinheiro dentro de uma empresa.

Quer aprender a fazer isso? Então confira essas 4 dicas que separamos para você!

1. Estabeleça um local específico para guardar documentos

A primeira coisa a se fazer para ter documentos organizados é escolher um local para que ele seja guardado. Esse local precisa ser de fácil acesso para você, mas restrito para os demais funcionários da empresa.

Pode ser um arquivo flutuante em sua sala, um armário com fechadura, um cofre etc. Tudo depende de qual o volume dos documentos que precisam ser guardados.

DICA: é interessante guardar os documentos por pelo menos 5 anos em um local de fácil acesso dentro da empresa. Depois desse prazo, é interessante ainda manter os documentos em sua posse, mas já podem ser redirecionados para um armazenamento externo, por exemplo.

2. Organize os documentos em grupos e ordem alfabética

Ok, é chato fazer isso, é muito burocrático, mas é necessário. A organização dos documentos em tipos, ordem numeral e ordem alfabética garantem, a longo prazo, uma economia de tempo gigantesca para a empresa.

Vejamos como isso se aplica na prática:

Imagine que ocorreu um erro com o pagamento do aluguel. Você efetuou a operação, mas o senhorio não identificou o recebimento. O que você faz?

a) Grita, xinga e fala sobre seus direitos para o senhor que está lhe cobrando. Afinal, você pagou!

b) Mergulha de cabeça nas pilhas de papéis espalhados pela empresa e torce para encontrar o comprovante de pagamento.

c) Abre o seu arquivo, vai na sessão “Contas”, na letra “A”, na subpasta “Aluguel” e pega o último documento colocado ali.

Apesar de as pessoas gostarem muito da opção “b”, a opção “c” é a mais prática e rentável para uma empresa.

No exemplo dado acima, nós teríamos a pasta “Contas” dividida por subpastas organizadas em ordem alfabética. Na subpasta “Aluguel” os documentos estariam organizados por datas.

3. Tenha os documentos em mais de uma via

Mesmo com toda a organização, sempre existe a possibilidade de acontecer algum acidente e todos os documentos serem perdidos. Por isso é importante sempre ter uma cópia armazenada em algum lugar.

O interessante é deixar uma cópia virtual no computador, uma em serviços de armazenagem em nuvem (Dropbox, Google Drive etc.) e a original no arquivo físico.

Vale lembrar que as pastas criadas no computador e no armazenamento em nuvem também devem estar organizadas, assim como o são no escritório!

4. Monte um fluxograma de organização para documentos

Agora que você já sabe tudo sobre como organizar documentos de uma empresa, é hora de montar o fluxo de armazenagem.

Se seguirmos as orientações dadas neste texto, ficaria algo assim:

O documento chega na empresa

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O arquivo é escaneado

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O documento virtual deve ser salvo no computador na pasta e subpasta referente a ele (contas, contratos, recebimentos etc.)

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Deve ser feito um backup em nuvem das alterações feitas no computador

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O documento original deve ser arquivado em um local propício, na empresa, respeitando as normas de armazenagem que foram estabelecidas

Por mais burocrático que seja fazer todos esses processos, documentos organizados ajudam a evitar o pagamento de multas, equívocos com clientes e até insatisfação de funcionários por falta de informações. E, por esses motivos, é válido entender como organizar documentos dentro de uma empresa e colocar em prática o conhecimento!

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