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Gestão de custos e despesas: como reduzir gastos na empresa?

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A gestão de custos e despesas é um processo importante para o desenvolvimento de estratégias de gestãofocadas no crescimento e desenvolvimento das pequenas e médias empresas.

Antes de pensar em como elaborar uma boa metodologia de redução de custos e despesas é necessário compreender a diferença conceitual existente entre essas duas expressões.

Enquanto o custo compreende todos os gastos necessários para a aquisição e produção do produto que é desenvolvido pela empresa, as despesas são todos os gastos relacionados à administração do negóciopropriamente dito.

Tendo clareza em relação à parte conceitual, fica mais fácil compreender a importância dos dois assuntos dentro do contexto organizacional. Pensando nisso, desenvolvemos este artigo com o objetivo de trazer dicas que vão ajudá-lo a reduzir custos e despesas de forma eficiente no seu negócio, além de demonstrar as consequências dessa mudança para o crescimento da sua empresa.

Quer saber mais? Continue a leitura e descubra!

Preço e competitividade no mercado

Tanto os custos quanto as despesas estão diretamente relacionados ao preço final do seu produto ou serviço. Dessa forma, a manutenção adequada dos valores pode representar maior competitividade no mercado, especialmente no que diz respeito ao preço final do item que é disponibilizado ao consumidor.

Como é de conhecimento geral, o preço de uma mercadoria é um aspecto que chama a atenção do consumidor final, por isso a diminuição de custos de produção pode ser interessante na estratégia de precificação da mercadoria.

Dessa forma, a gestão de custos auxilia na competitividade, uma vez que permite a precificação mais adequada do produto, trazendo eficiência em termos de preço final e representando um fator de diferenciação da concorrência.

Aumento da lucratividade

O empresário só alcança eficiência na gestão do seu negócio a partir do momento em que conecta suas ações visando resultados a médio e longo prazo. Dessa forma, quando ele atua no sentido de reduzir despesas que são dispensáveis para a estratégia do negócio, o lucro da empresa acontece de forma espontânea.

Isso porque, com menos despesas, muitas vezes nem se faz necessário aumentar a vendas para atingir bons resultados. Assim, é possível colocar no mercado um produto mais competitivo sem investir, necessariamente, em estratégias de aumento de vendas.

Muitas vezes, uma pequena decisão estratégica e os ajustes de algumas arestas abertas dentro da gestão do seu negócio já são suficientes para alcançar resultados relevantes e que impactam diretamente no aumento do lucro e na melhora geral do desempenho do negócio.

Redução de riscos para o negócio

Outro fator de extrema relevância e que é resultante da aplicação de uma boa estratégia de gestão de custos e despesas é a redução de riscos para o negócio.

Muitas empresas não conseguem manter suas atividades pelo simples fato de não buscarem conhecer a dinâmica dos seus custos. Sem esse conhecimento, a lucratividade e a gestão financeira ficam comprometidas e, consequentemente, o negócio fica ameaçado.

Assim, com o investimento em boas estratégias de gestão por meio da adoção de práticas que visem reduzir os custos e despesas para o negócio é possível obter uma redução de riscos e, consequentemente, alcançar a possibilidade de crescimento.

Qualidade dos produtos e serviços

Outro fator que é diretamente influenciado pela prática de uma boa gestão de custos e despesas é a melhora na qualidade dos produtos e serviços. Você deve estar se perguntando qual é a relação entre esses dois temas, não é mesmo? Calma que nós explicamos!

Quando uma empresa segue uma rotina de administração e faz uma boa gestão de custos, consequentemente ela consegue ter mais qualidade nos produtos e serviços desenvolvidos.

Se o gestor tem ciência acerca de quais itens têm maior venda e quais apresentam melhor custo-benefício para a empresa, ele tem elementos que o permitem investir.

Além disso, com essa estratégia é possível investir um esforço maior naquilo que realmente importa, buscando soluções que visem à melhora do seu custo-benefício e o aumento das vendas, focando na satisfação dos consumidores.

Redução dos gastos na prática

Agora que você já compreendeu os conceitos e entendeu todas as vantagens de reduzir custos e despesas no seu negócio, chegou o momento de buscar compreender de que maneira você pode aplicar todas essas estratégias dentro da sua empresa.

Afinal, não basta saber como melhorar o desempenho financeiro do seu negócio se você não tiver elementos que permitam validar esse conhecimento.

Assim, o primeiro passo que deve ser adotado pelo gestor na aplicação de uma estratégia de redução de custos e despesas é conhecer a realidade do negócio. por meio de um mapeamento é possível identificar qual é a situação da empresa, quais são todos os valores envolvidos no processo de produção e comercialização do produto e em qual cenário a sua empresa está situada atualmente.

Conhecer essas informações e ter um panorama completo acerca dos custos e despesas é imprescindível para poder seguir para o próximo passo.

A segunda ação é a realização de uma avaliação sobre quais dessas despesas e custos são desnecessários ou prescindíveis no contexto de produção daquele item.

Nesse aspecto, vale a pena avaliar perspectivas como a questão da armazenagem de mercadorias dentro e fora da empresa, por exemplo. O que muitos gestores não se dão conta é que a armazenagem dos itens dentro da empresa costuma ter um custo extremamente alto para o negócio e é um fator de gasto que pode ser reduzido com a adoção de medidas simples.

Para ter melhores resultados, é válido buscar soluções de armazenagem em lugares que ultrapassam os limites físicos da empresa.

Hoje, o mercado oferece diversas opções e apresenta empresas de armazenagem que realizam esse tipo de serviço a um custo extremamente interessante e que pode representar uma grande redução de custos para o seu negócio.

Além disso, é necessário fazer uma análise geral sobre os gastos com a aquisição de insumos para a fabricação da mercadoria, com a redução de custos com pessoal, com a necessidade de investir em tecnologia e otimização de tarefas ou ainda com o uso de sistemas de automação.

Enfim, diversas soluções podem ser desenhadas e adaptadas à realidade da sua empresa, garantindo maior eficiência e agregando qualidade e precisão no planejamento financeiro da organização.

Você tem alguma dúvida sobre gestão de custos e despesas? Então, compartilhe conosco deixando um comentário neste post. Nosso time de profissionais está à disposição para sanar suas dúvidas e compartilhar experiências a respeito do tema.


Não sabe onde guardar o estoque de final de ano? Nós temos a solução!

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Guardar estoque de final de ano é uma tarefa corriqueira em inúmeras empresas. Mas ela nem sempre é executada da melhor forma. Já parou para pensar como isso tem sido feito em sua organização?

Trata-se de um período onde há um fluxo intenso de dinheiro, afetos e, claro, muita correria. Portanto, saber utilizar bem das ferramentas de armazenamento e reposição disponíveis é essencial para otimizar as vendas!

Vamos comentar sobre essa situação tão comum para o varejo, e ainda oferecemos uma ótima dica de como solucioná-la no fim do texto. Fique conosco!

O que ocorre com a mercadoria acumulada no fim do ano?

Com a chegada do fim de ano é normal que se acumule no estoque aquilo que não foi vendido nos últimos meses.  É também época da entrada de produtos novos, temáticos e também a chance do comerciante atrair clientes com promoções arrasadoras. Pode ser um momento de fazer uma queima de estoque, de modo que você precisará, também, de espaço para os novos produtos que chegarem.

Tudo isso torna, facilmente, o estoque de uma loja uma bagunça! Mesmo o mais disciplinado dos gestores pode ter problemas diante dessas condições. É por isso que se deve ter muita atenção com o armazenamento dos produtos e as alternativas possíveis de estocagem,

Por que é tão importante fazer um bom armazenamento desses produtos?

Os problemas gerados pela falta de organização e mal armazenamento são inúmeros — desde demorar a entregar a mercadoria para um cliente até mesmo perder, de fato, as vendas. Afinal, ninguém gosta muito de esperar, principalmente em datas como o Natal e o Ano-Novo.

Caso sua loja não disponha de um piso superior ou um cômodo isolado para esse fim, as chances de uma desorganização do estoque são ainda maiores. Por isso, recorrer à tecnologia que discutiremos no próximo ponto pode ser uma ótima saída!

Você conhece as vantagens de usar um self-storage?

O self-storage é uma forma de guardar e recorrer aos seus produtos que salva muitos comerciantes nesses momentos de fluxo intenso de mercadorias. Trata-se de um espaço alugado e seguro, onde você pode deixar as mercadorias que não estão sendo utilizadas no momento, ou mesmo buscá-las para repor seu estoque, quando necessário.

Por ser um espaço em um lugar diferente do seu estoque original, você consegue ter muito mais controle e uso melhor do espaço de sua loja. Lembrando que esses produtos também serão guardados com todos os cuidados necessários de temperatura, ventilação, etc.

O gestor do negócio fica em posse de uma chave — que pode utilizar para fazer esse trânsito entre os estoques sempre que necessário. O self-storage é a solução ideal para armazenar o seu estoque de forma segura e organizada, melhorando o aproveitamento do espaço na sua empresa e reduzindo custos.

Outras grandes vantagens desse tipo de serviço são:

  • o período de locação do self-storage é mensal, e você pode contratá-lo por quantos meses quiser;
  • não há burocracia envolvida para a contratação, tratando-se de um serviço de fácil acesso;
  • dispensa a necessidade de um fiador para que ocorra a negociação;
  • caso haja necessidade de cancelar o contrato, não há cobrança de multas;
  • é possível aumentar ou diminuir o tamanho do depósito, também sem a ocorrência de multas.

Então, o sef-storage não é uma boa ideia para resolver os problemas do estoque no fim do ano?  A depender do modelo de organização do seu negócio, é um momento em que as vendas podem duplicar ou triplicar! Você não vai querer perder essa oportunidade, e cada detalhe conta para a boa performance do empreendimento!

Vale lembrar que, assim como você, existem muitos outros lojistas preocupados em abocanhar uma fatia desse mercado, portanto invista na forma de otimização de sua plataforma de negócio

Quer saber mais sobre self-storage? Pode ser a solução para os seus problemas de armazenamento! Clique aqui e descubra como utilizá-lo o estoque do seu comércio.

 

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9 dicas para organizar o escritório e otimizar o espaço!

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Manter o local de trabalho organizado é fundamental para que as tarefas cotidianas sejam realizadas de modo produtivo e eficiente. Na correria do dia a dia, podemos até não perceber, mas a falta de organização interfere muito em nosso rendimento. Afinal, ficar procurando os materiais que precisamos pode ocupar um tempo considerável e, por isso, é importante saber como organizar o escritório.

Nesse processo, a otimização dos espaços também deve ser considerada. Com o metro quadrado cada vez mais caro, as empresas têm procurado crescer dentro dos ambientes que já ocupam. Para tanto, é necessário saber se reorganizar para que todos os colaboradores fiquem satisfeitos e confortáveis.

Confira, a seguir, 9 dicas importantes de como organizar o escritório e deixar tudo no seu devido lugar de forma planejada, prática e criativa. Acompanhe!

1. Mantenha apenas o essencial sobre as mesas

A popular frase “menos é mais” nunca fez tanto sentido. Além de prejudicar a eficiência e a produtividade dos funcionários, deixar vários objetos sobre a mesa de trabalho ainda pode interferir em sua concentração.

Por isso, é importante manter sobre a bancada apenas o que cada um realmente usa para executar as suas tarefas — tudo aquilo que não for utilizado com frequência dever ser acomodado nas gavetas.

Outra dica é dispor de pequenos organizadores para acondicionar os principais objetos, como lápis, canetas, cartões, blocos de notas e demais materiais básicos de escritório.

2. Utilize prateleiras para organizar arquivos

Uma estratégia eficiente e acessível de como organizar o escritório é investir em prateleiras. Além de serem práticas e baratas, ainda podem ser instaladas por qualquer pessoa, dispensando, assim, os custos com mão de obra profissional.

Elas são ideais para acomodar livros, organizar pastas, fichários e arquivos, e podem, ainda, receber objetos para decorar o ambiente de maneira funcional.

3. Organize os documentos periodicamente

Nada pior do que precisar de um documento importante e passar horas revirando gavetas na tentativa de encontrá-lo, não é mesmo? Além do tempo desperdiçado, essa situação pode gerar um estresse desnecessário.

Para que imprevistos como esse não ocorram com frequência, é importante organizar toda a papelada regularmente. Essa prática otimiza o trabalho e ainda possibilita que ninguém se perca em uma montanha de relatórios, contratos e registros.

Além disso, por mais que alguns documentos precisem ser guardados nas empresas de forma permanente, outros perdem a validade com o tempo e podem ser descartados depois de certo período.

4. Invista em móveis de apoio

Hoje em dia, existem no mercado muitas opções de móveis de apoio equipados com cadeiras, pequenas estações de trabalho, armários e bandejas. Além de deixarem o ambiente mais profissional e funcional, eles tornam a rotina laboral mais produtiva, pois ajudam a manter todos os objetos importantes sempre ao alcance dos funcionários.

Fora isso, eles permitem que documentos e demais artigos fiquem sempre organizados, já que têm as repartições próprias para cada item — papeladas, materiais de escritório, pastas e outros.

5. Limpe diariamente

Por mais óbvio que pareça, manter a limpeza diária faz toda a diferença na organização de um ambiente — não apenas para conservar a higiene constante do local, mas também para preservar as coisas de forma ordenada.

Esse processo não está relacionado apenas à limpeza macro da empresa, mas, sobretudo, refere-se às bancadas e estações de trabalho individuais. Afinal, é muito mais simples manter a ordem em lugares bem-cuidados.

6. Utilize caixas para armazenamento

Para que tudo fique armazenado de forma correta e adequada, é essencial investir em soluções práticas, funcionais e que economizem espaços, como as caixas organizadoras. Elas podem acomodar grandes quantidades de estoques, materiais e objetos menos utilizados, mas ainda assim mantê-los à disposição quando forem necessários.

Outra vantagem das caixas organizadoras é que elas podem ser acondicionadas tanto em ambientes apropriados, como depósitos ou almoxarifados, quanto em espaços ociosos e subtilizados, como pequenas lacunas entre um móvel e outro, ou ainda, em cima de armários, estantes e suportes, inovando no aproveitamento de espaços.

7. Use etiquetas para facilitar na hora de encontrar

Identificar o conteúdo de pastas, caixas e arquivo morto simplifica muito o processo de busca a documentos objetos que estejam guardados no interior de uma embalagem ou receptáculo.

Utilizar etiquetas para anotar os itens armazenados nas caixas contribui para que eles sejam localizados de forma muito mais rápida em algum momento de urgência ou precisão. Muito tempo, esforço e aborrecimento, tudo isso pode ser poupado com essa simples tarefa.

8. Invista em iluminação

Ambientes com pouca luminosidade incentivam o acúmulo e o abandono de objetos, já que, de certa forma, a ausência de luz acaba encobrindo e “apagando” os lugares. Por isso, manter o escritório sempre claro e iluminado é uma boa estratégia para deixá-lo sempre em ordem.

Além da iluminação central, procure investir e explorar pontos extras de luminosidade nas bancadas individuais de trabalho, por exemplo. Assim, os funcionários também são estimulados a colaborar com a organização do ambiente.

9. Utilize um self storage como extensão do escritório

Com o passar dos anos, é comum que as empresas acumulem muita coisa — materiais, documentos, contratos, notas fiscais, arquivos, entre outros. Além de ocuparem espaços significativos nos ambientes, a maioria desses itens não é utilizada diariamente na rotina dos escritórios, ou seja, além de atrapalharem a movimentação interna, ainda preenchem áreas que poderiam ser usadas para outros fins.

Por isso, uma solução prática e eficiente para armazenar esses artigos é alugar um box em um self storage— como aqueles disponibilizados pela Guardex, empresa localizada em Salvador — para funcionar como uma extensão do seu negócio.

A principal vantagem é que o espaço pode ser utilizado para acomodar o que for preciso de acordo com a sua necessidade, desde arquivos e estoque até demais itens que não tem utilidade rotineira. A alternativa apresenta diversos outros benefícios para os escritórios, como: excelente custo-benefício, privacidade, flexibilidade de acesso, segurança total para os documentos, entre outros.

Dessa forma, o self storage apresenta-se como uma ótima opção para as empresas, tanto para organizar os espaços, quanto para ampliar a capacidade de estocagem dos empreendimentos ao permitir o armazenamento de volumes, móveis, documentos, materiais, entre outros.

A organização do ambiente pode alterar completamente a produtividade e a eficiência de todos os colaboradores da empresa — e o melhor de tudo é que a iniciativa pode ser colocada em prática sem precisar investir muito tempo ou dinheiro.

Agora que você já sabe como organizar o escritório da melhor forma possível, descubra algumas importantes dicas para planejar a mudança do seu negócio.


Erros de armazenagem: saiba como não guardar suas coisas

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Que a nossa vida está cada vez mais corrida e nosso tempo mais curto não é segredo para ninguém. Muitas vezes, na pressa nossa de cada dia guardamos nossas coisas em qualquer canto ou deixamos nos lugares mais improváveis possíveis. Esses erros de armazenagem podem diminuir a duração dos objetos ou fazer com que se percam em nossa bagunça.

A ansiedade por se livrar logo das coisas e ver tudo organizado ou, ainda, a falta de experiência sobre as formas corretas e funcionais de acomodar nossos itens pode atrapalhar a organização dos ambientes. No empenho de deixar a casa toda arrumada, cometemos erros que sequer percebemos, mas que podem fazer toda a diferença tanto na durabilidade dos objetos como na organização dos espaços.

Confira, a seguir, os principais erros de armazenagem que cometemos em nosso dia a dia:

Não fazer um planejamento

Ok, você decidiu tirar um tempo para colocar suas coisas em ordem, mas não tem ideia por onde começar.  Assim como tudo na vida, um planejamento é essencial até para organizar a casa, sabia? E a falta dele pode fazer com que você demore muito mais tempo que o previsto na realização dessa tarefa.

Antes de sair tirando tudo do lugar e espalhando caixas pela casa, planeje qual cômodo ou qual móvel vai organizar primeiro. Comece pelo mais urgente ou então pelo mais fácil — isso lhe dará ânimo para continuar o trabalho. Se o seu tempo é curto, defina prioridades.

O importante é ter um planejamento: hoje eu posso (ou preciso) organizar isso. E vá para o próximo item apenas depois que terminar o anterior. Assim, pelo menos uma parte da casa fica organizada, caso não haja tempo suficiente para terminar tudo de uma vez.

Armazenar roupas incorretamente

Além de ocupar espaços desnecessários, isso ainda pode danificar as suas roupas. Existem peças que precisam ser guardadas em cabides, como camisas e vestidos, enquanto outras podem muito bem ser dobradas e depositadas em gavetas ou prateleiras, como blusas de lã e de malha.

Não guarde roupas sujas e evite pendurar peças abertas ou desabotoadas, pois assim elas podem perder a sua forma. Além disso, não se deve colocar várias peças em um mesmo cabide. Acontece que, com o tempo, as roupas que estão por baixo podem estragar.

Calças jeans, camisetas, meias, casacos, roupas íntimas, enfim, cada peça deve ser depositada no armário ou guarda-roupa de modo que ocupem o menor espaço possível, mas que, ao mesmo tempo, estejam armazenadas de maneira correta e precisa.

Guardar muitos objetos sem serventia

Um dos erros de armazenagem mais comuns é guardar em excesso objetos sem utilidade. Por apego ou afeto, muitas pessoas têm o hábito de estocar itens antigos, como roupas, sapatos, livros antigos, enfim, uma variedade de coisas que não tem mais serventia alguma para suas vidas.

Esses objetos ocupam espaços importantes em seus armários e prateleiras, áreas que poderiam acomodar itens novos e necessários. Além disso, acumulam poeira e impedem que a energia do ambiente flua de forma natural. Por isso, na próxima vez que arrumar suas coisas, identifique aquelas que não têm mais utilidade e pratique o desapego.

Comprar organizadores ou caixas em excesso

Quando estamos focados em organizar nosso espaço e nossa casa, é comum querermos fazer tudo de uma vez e sair comprando caixas ou organizadores para nos auxiliar nessa tarefa. No entanto, esse é um comportamento que mais atrapalha que ajuda — se não houver real necessidade de adquirir esses itens.

Muitos objetos não precisam ser encaixotados, muito menos necessitam de organizadores. Então, antes de comprar esses materiais, verifique se realmente vai utilizá-los. Se não, serão apenas mais coisas que você terá que arrumar espaço para guardar.

Guardar sem separar

Aqui está outo item da lista de erros de armazenagem mais frequentes: guardar as coisas sem separá-las, ou seja, acomodar vários itens diferentes em um único espaço. Com isso, fica mais difícil localizar determinado artigo quando precisar dele e você corre o risco de perder objetos importantes no meio de outros mais irrelevantes.

Muitas pessoas cometem esse erro principalmente quando se trata de papéis, pois costumam juntar vários deles e amontoá-los em uma pilha organizada. O ideal é separar os itens por categorias, como contas, documentos, cartas, receitas, enfim, guardar cada coisa num lugar específico. Assim, quando precisar localizar um impresso importante, saberá exatamente em qual pasta procurar.

Não usar a criatividade

Seguir modelos e métodos de organização de outras pessoas pode até funcionar, mas o ideal mesmo é usar a criatividade e escolher uma forma de disposição que seja eficiente e prática para você. Afinal de contas, as pessoas têm perfis e necessidades diferentes e seguir ideias alheias podem até dificultar sua arrumação.

Por isso, procure identificar quando algo não está funcionando ou contribuindo com suas questões e encontre soluções personalizadas para suas rotinas de organização. Dessa forma, seus ambientes e suas coisas estarão sempre na ordem que você precisa.

Armazenar objetos importantes de maneira incorreta

Todos nós temos itens importantes para armazenar, mas nem sempre temos espaços suficientes em nossa casa ou apartamento, e acabamos guardando nossas coisas de forma incorreta. Atitudes como essa podem causar danos ou estragos em objetos valiosos e estimáveis.

Em situações assim, é recomendado buscar soluções de armazenamento como a locação de espaços adequados e privativos para acomodar nossos itens pessoais. Existem empresas especializadas no ramo que oferecem espaços individuais, depósitos temporários e outras opções de armazenagem que são boas soluções para guardar objetos com segurança e privacidade.

Além disso, um self storage pode funcionar como uma extensão de nossa casa para armazenar bens importantes e significativos.

Não se organizar diariamente

Não adianta nada perder horas no feriado ou final de semana colocando gavetas, armários e prateleiras em ordem, se no dia a dia você chegar em casa e deixar tudo fora do lugar. Organizar o ambiente e os espaços deve ser uma rotina, e não um evento esporádico.

Procure criar sistemas e processos possíveis de serem realizados diariamente. Desse modo, você não precisará perder horas preciosas procurando algum objeto importante, nem empregar seu tempo livre para organizar suas coisas novamente. Faça da organização um hábito e mantenha a disciplina em sua rotina.

Não pensar na praticidade

Organizar nossa casa priorizando a estética é um erro muito frequente. No entanto, o ideal é pensar na facilidade no momento de acomodar suas coisas e planejar a disposição dos objetos de forma funcional e prática.

Prezar pela beleza pode transformar sua rotina em processos complexos e demorados ao empregar muito tempo em atividades simples. Procure facilitar e otimizar a sua vida, deixando ao alcance os itens mais utilizados e essenciais de seu dia a dia.

Como vimos, alguns desses erros de armazenagem podem lhe trazer certos transtornos e até prejuízos. Portanto, vale a pena tomar providências para preservar suas coisas, principalmente aquelas que você conquistou com o seu suor. E agora que já sabe quais são os principais equívocos desse processo, procure não cometê-los.

Gostou do nosso artigo e quer saber mais sobre o assunto? Então confira o nosso guia definitivo sobre como guardar suas coisas adequadamente.


Cuidados na hora da reforma de seu cliente: veja como não deixar os móveis estragarem!

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A decisão de reformar a casa, geralmente, vem acompanhada de muitos desejos e expectativas por parte do cliente. Nesse momento, ele precisa contar com o profissionalismo e ter garantias de cuidados na hora da reforma por parte de uma empresa especializada no serviço — afinal, o responsável pelos reparos precisa se preocupar com o armazenamento correto dos móveis do local que será reformado.

Para assegurar a realização de um serviço de qualidade é essencial pensar na logística que será utilizada para que a obra ocorra sem danos ao mobiliário do cliente — nesse caso, planejamento e organização são fundamentais.

Uma solução eficiente é oferecer um serviço de self storage em conjunto com a execução da reforma. Continue a leitura e confira os benefícios que a sua empresa pode obter ao apresentar esse diferencial para o seu cliente.

Quais são as vantagens em oferecer um serviço de self storage?

Entender as vantagens em oferecer um self storage é fundamental para oferecer um serviço complementar ao processo de reforma de seus clientes, evidenciando a comodidade e tranquilidade que a contratação proporcionará.

Proteção da mobília

Para não correr riscos de danificar os móveis do cliente durante as obras de reforma, muitas empresas têm optado por contratar o serviço de um self storage no período. Assim, seus pertences ficam armazenados de forma segura. Além disso, ficam protegidos da poeira, respingos ou manchas típicas de obras — que podem interferir em sua conservação.

Quando móveis e objetos ficam expostos a condições externas, sua durabilidade e vida útil ficam prejudicadas, isto é, itens importantes podem sofrer algum tipo de avaria se ficar armazenados em locais inapropriados.

Outro benefício é poder contar com a garantia de que a mobília do cliente estará guardada em um lugar adequado, livre de umidade e de pragas urbanas — como cupins, traças e formigas, grandes responsáveis por danificar objetos que ficam guardados por muito tempo.

Serviço completo e de qualidade

Quando o assunto é reforma, muitas pessoas associam esse período a sentimentos de estresse, dores de cabeça e contratempo, afinal, é preciso lidar com diversas coisas ao mesmo tempo — como atrasos, desorganização, sujeira, falta de espaço etc.

Nesse momento, tudo que o seu cliente quer é resolver tudo com rapidez, agilidade e praticidade. Por isso, oferecer um serviço de self storage para que ele possa armazenar seus pertences durante a realização da reforma é uma oportunidade de prestar um serviço completo e de qualidade.

Além de o cliente não precisar se preocupar com a integridade e conservação de sua mobília, ele vai poder desfrutar da sensação de tranquilidade por ter a certeza de que seus móveis e objetos estão armazenados em um local protegido e seguro.

Boa reputação no mercado

Atuar no ramo de construção civil e reformas é lidar diariamente com a responsabilidade de realizar os sonhos das pessoas. Por isso, quando uma empresa do setor é capaz de atingir — ou superar — as expectativas do cliente, certamente sua marca crescerá e se fortalecerá no mercado.

Entregar um serviço de qualidade, bem executado e sem nenhum tipo de dano ou avaria nos móveis e objetos são fatores considerados e valorizados pelo público. Ou seja, a empresa que conseguir disponibilizar todos esses aspectos aos seus clientes conquistará uma boa reputação no seu mercado de atuação.

Flexibilidade para lidar com atrasos

Infelizmente, a execução de uma reforma é um serviço que está sujeito a imprevistos e contratempos que podem resultar em atrasos.

Quando uma empresa não consegue terminar os reparos no prazo calculado, o cliente tem que lidar com uma série de transtornos, como os ajustes em seu planejamento, a convivência por um tempo maior com a bagunça, sujeira e falta de espaço e, claro, a definição de um local adequado para armazenar sua mobília nesse período.

Por isso, quando uma empresa de reforma oferece desde o início das obras a oportunidade de o cliente guardar seus móveis em um self storage, ela tem uma flexibilidade maior para lidar com esses contratempos, afinal, os contratos firmados com as empresas de guarda-móveis são mensais — isto é, o tempo de utilização pode ser ajustado conforme a necessidade do cliente.

Segurança para você e para o cliente

Infelizmente, um canteiro de obras não é um cenário muito seguro — em alguns casos, os imóveis em construções ou reformas ficam sem moradores por longos períodos. Por isso, manter os pertences do cliente na propriedade durante a execução do serviço não é uma prática muito recomendada.

Já quando seus móveis e objetos são armazenados em um self storage durante esse período, você pode ficar despreocupado em relação à segurança. Isso porque os depósitos são protegidos e monitorados com câmeras e vigilância 24 horas por dia, ou seja, é uma solução segura tanto para você, quanto para seu cliente.

Quais são os cuidados que resultam em uma reforma de qualidade?

Muito além dos cuidados na hora da reforma — como a preocupação com o armazenamento da mobília — as empresas devem se atentar com outras responsabilidades inerentes a execução de um serviço de qualidade.

Transparência na negociação

Quando um cliente contrata uma empresa de reforma para realizar uma obra em seu imóvel, ele apresenta suas necessidades e os sonhos que deseja concretizar. Justamente por se tratar de algo tão importante, é preciso que exista total transparência na negociação.

É fundamental que a empresa ofereça preços e condições de pagamento de acordo com o mercado, além de ser realista com a fixação de prazos e previsões de entrega.

Cumprimento de prazos estipulados

Como já mencionado, a realização de uma reforma é um serviço que está sujeito a imprevistos, contratempos e atrasos. Porém, existe uma grande diferença entre alguns dias de adiamento e meses de delonga.

O cliente certamente vai entender se alguma chuva atrasar o cronograma de obras, por exemplo, mas não entenderá, de forma alguma, um adiamento longo e injustificado. Por isso, tão importante quanto prestar um serviço de qualidade, é procurar seguir o calendário, cumprir o planejamento e, consequentemente, entregar a obra no prazo previsto.

Profissionais qualificados

Outro cuidado que a empresa de reforma precisa ter é contar com profissionais qualificados em seu quadro de funcionários para coordenar os projetos e concretizar os reparos. É fundamental manter engenheiros, arquitetos, mestres de obras, pintores, eletricistas, pedreiros e demais profissionais treinados e capacitados para executar consertos e reparos de qualidade ao seu cliente.

O período de reforma do imóvel é um momento importante na vida das pessoas, por isso, é essencial que as empresas do ramo estejam preparadas para realizar serviços com eficiência, agilidade e segurança.

Além disso, é fundamental que elas tomem os devidos cuidados na hora da reforma com os móveis e objetos dos clientes, oferecendo uma experiência completa e tranquila para todos os envolvidos no processo. Entre em contato com a Guardex Self Storage e conheça mais sobre essa solução inteligente e segura.


Self storage como centro logístico da sua empresa

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Manter a logística em harmonia com o armazenamento de produtos tem se tornado uma tarefa de difícil execução. O fato se deve a um grande problema enfrentado pelas empresas: a falta de espaço ou espaço pouco otimizado. Diante de situações como essa, algumas propostas de soluções tendem a aparecer para melhorar o problema, e uma delas é o uso do self storage como centro logístico da empresa dentro da cidade.

Se você tem problemas com a falta de espaço para estoque de produtos na sua empresa, continue lendo este artigo e descubra como essa solução oferecida pela Guardex pode ser interessante para o seu negócio. Confira abaixo!

O que é self storage

Como dissemos, uma das maiores problemáticas do mundo moderno é ter coisas demais para guardar e espaços de menos para isso. É por esse motivo que surgiu o self storage, um sistema de armazenagem em que você pode alugar um box (ou depósito) para guardar tudo o que precisar.

Os boxes têm tamanhos variados e bem adequados a cada tipo de necessidade. Nesse ambiente, o cliente dispõe de privacidade, praticidade e segurança, já que as instalações externas aos boxes são monitoradas eletronicamente.

Para alugar um desses boxes e guardar suas coisas com tranquilidade, você precisará assinar um contrato e apresentar as documentações necessárias. Porém, tudo sem muita burocracia e alugando-o pelo tempo que precisar. A organização e a movimentação dos pertences são feitas por você, pois ele estará sempre trancado e somente o locatário — ou quem ele autorize — tem acesso ao seu interior.

Self storage como centro logístico da sua empresa

Já ouviu falar em “pensar fora da caixa”? A expressão se aplica perfeitamente a esse cenário. Isso porque esse sistema de armazenagem é uma nova forma de enxergar a organização dos estoques de empresas.

O conceito de armazém já não é mais o mesmo de antigamente e seus limites ultrapassam as fronteiras de “um lugar para guardar coisas”. Um empreendimento de sucesso precisa dispor de um espaço para estocagem que atenda às necessidades físicas e financeiras do caixa da empresa.

É exatamente isso que o self storage oferece. Por isso, tornou-se uma das melhores opções de espaços para abrigar o centro logístico de uma empresa dentro de uma cidade, sem se preocupar com distâncias e excesso de custos de transportes. Veja abaixo algumas das vantagens que ele apresenta:

Custo enxuto

Quando você opta por alugar um box para armazenagem de produtos, muitos dos custos mais temidos são evitados. Quer exemplos? A empresa não precisará gastar com IPTU, com segurança, portaria e energia elétrica.

Por si só, isso já diminui drasticamente o gasto que você teria com um depósito, por exemplo. Porém, também é necessário mencionar que o preço da locação de um box desse tipo é bem menor do que o de um imóvel convencional usado para depósito de materiais, como os galpões.

Diminuição do desperdício de espaço

Além da economia proporcionada, pelo fato de haver boxes em diversos tamanhos, você pode escolher aquele que seja mais adequado à estratégia de armazenagem do seu centro logístico.

Dessa forma, você otimiza o local, evitando a locação de grandes galpões com espaços desperdiçados, e passa também a dispor de mais espaço na empresa para realização de outras atividades.

Além disso, como já mencionado, você pode ter a empresa em um município um pouco mais afastado e o self storage como centro logístico urbano, dentro dos grandes centros.

Acesso facilitado, segurança e flexibilidade

Em geral, as empresas que trabalham com self storage permitem o acesso ao local 24 horas por dia e 7 dias por semana. Além disso, os espaços são monitorados o tempo todo, têm seguro, são dedetizados e contam com amplos estacionamentos.

Se você precisar de plástico bolha ou outros itens necessários à armazenagem, saiba que eles também costumam estar disponíveis para os locatários.

Assim, é possível que você escolha um box na Guardex do tamanho necessário pelo prazo de que necessita. Inclusive, tudo isso está disponível dentro dos centros urbanos, exatamente para facilitar o acesso, já que a maioria dos depósitos costuma ficar afastada do centro da cidade.

Algumas maneiras de usar o self storage

Devido à flexibilidade e facilidade de acesso, os boxes têm diversos usos possíveis e oferecem muitas vantagens para uma empresa que deseja otimizar espaços. Abaixo, listamos algumas maneiras bem interessantes de usar o self storage como auxílio ao centro logístico do seu negócio. Confira!

Armazenamento de documentos importantes

O armazenamento em nuvem já é uma realidade no mundo corporativo, entretanto, ainda há alguns documentos que precisam ser armazenados por determinado tempo. Isso gera uma quantidade razoável de papéis ocupando espaços na empresa que poderiam ser destinados a funções realmente relevantes, não é mesmo?

A necessidade de ter um local na empresa para destinar ao armazenamento de “arquivos mortos”, porém, encontra uma excelente solução com o uso de um box destinado exatamente para essa função. Já havia pensado nessa possibilidade? Lá, os documentos estarão seguros e, como os boxes são dedetizados, não haverá problemas com pragas urbanas, como as traças, por exemplo.

Guarda de objetos, mercadorias e materiais

Essa é uma das utilizações mais habituais do self storage, pois os tamanhos dos boxes, a localização e a disposição do local são excelentes para o armazenamento de produtos e mercadorias.

Especialmente para os e-commerces, já que a maioria não dispõe de sedes físicas, ter um local com custo-benefício atrativo para armazenar as mercadorias é a melhor opção disponível no mercado. Além disso, a prática garante organização e uma ótima forma de gerenciamento dos estoques.

Pode funcionar como sala de reuniões

Está precisando de uma sala de reuniões ou um escritório e não pretende gastar muito com espaço físico e reforma? A solução pode ser algo que você talvez nunca tenha imaginado.

Com privacidade, segurança, monitoramento, ambiente climatizado e estacionamentos amplos, alugar um box na Guardex do tamanho adequado à sua necessidade é uma excelente opção para se transformar em sala de reuniões ou escritório da sua empresa.

​Diante de todas essas vantagens, ficou claro por que o uso de boxes tem crescido nas estratégias de logística das empresas e e-commerces. Conhecer essa opção é uma grande vantagem para o seu negócio, pois reduz custos e melhora os espaços existentes na empresa.

Agora que você já se convenceu das vantagens de utilizar o self storage como centro logístico da sua empresa, entre em contato conosco e conheça as nossas opções de boxes! Certamente, há uma perfeita para a sua estratégia de logística!


Arquivo morto: como organizar?

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Conseguir guardar, armazenar e depois encontrar todos os documentos e papéis importantes em casa já pode ser uma tarefa bem difícil. Agora, imagine quando toda a papelada é de uma empresa, que tem diversos funcionários, processos e atividades. Piorou, né? Dar conta do arquivo morto — aquele que não é usado com muita frequência — pode ser muito complicado se não houver planejamento.

De cara, questões como qual o lugar ideal para guardar os documentos podem surgir. Afinal, sendo de pequeno ou grande porte, toda empresa acumula muitos papéis. Além disso, é preciso pensar em como organizar as documentações de modo que fique fácil achar depois, e ainda buscar técnicas de armazenamento para que nenhum item do arquivo se danifique.

São realmente muitas coisas a se pensar quando o assunto é documentos importantes, que podem ser muito necessários no futuro. Quer entender melhor sobre as técnicas para guardar o arquivo da sua empresa, ou até mesmo as papeladas de casa? Continue lendo e confira nossas dicas abaixo.

Entenda o que é um arquivo morto

Primeiro, é fundamental entender o que é de fato o arquivo morto. Em algumas regiões, esse termo dá nome às próprias pastas de plástico que servem para arquivar documentos em gavetas ou caixas. Mas o arquivo morto de que estamos falando são todos os documentos importantes que podem necessitar de consulta mais tarde, até mesmo décadas depois.

Grosso modo, são certidões, comprovantes, formulários, notas fiscais, declarações, fichas de registro e diversos outros papéis. A questão é que cada um desses documentos tem sua importância e, por isso, precisam ser guardados por tempos específicos, dependendo do tipo da documentação. Isso não é algo opcional, pois existem leis que regulamentam o tempo que as empresas precisam guardar cada tipo de arquivo morto, e é disso que vamos falar agora.

Saiba sobre as leis de temporalidade de documentos

No Brasil, existem normas nacionais que regulam o tempo que as documentações devem ser mantidas. O Código Civil, Código Tributário Nacional e até mesmo a Constituição Federal do Brasil trazem artigos que falam sobre a temporalidade dos documentos. Esse tempo varia de documento para documento, e também muda quando são de pessoas físicas ou jurídicas.

Quando se trata do arquivo morto de empresas, o tempo de guarda dos documentos varia conforme seu tipo, como trabalhista ou tributário. Além disso, outro fator determinante é saber qual é a norma legal que rege a documentação. Segundo a Fecomércio de São Paulo, em média, é necessário armazenar a papelada por cinco anos. Em alguns casos, como o dos livros obrigatórios, a recomendação é de que sejam guardados até atingirem a decadência.

Quando o assunto são documentos pessoais, a situação não é muito diferente. Muitos deles, assim como descreve o Tribunal Regional do Trabalho de São Paulo, devem ser mantidos por cinco anos. Esse é o caso do Imposto de Renda, IPTU e IPVA, por exemplo. Mesmo assim, a recomendação é que sejam mantidos por dez anos, por precaução.

Há ainda aqueles que devem ser armazenados para sempre, como a Carteira de Trabalho, Título Eleitoral ou escrituras de imóveis, por exemplo. Até mesmo os documentos mais corriqueiros, como as contas de luz, água ou telefone devem ser mantidos por tempo específico de 90 dias. Ainda assim, o ideal é que fiquem em segurança por cinco anos, também por precaução. Agora, entenda as vantagens de organizar um arquivo morto.

Confira como planejar um arquivo morto e suas vantagens

Até aqui, já exploramos a necessidade legal de armazenar adequadamente cada tipo de documentação, mas não é só isso. Um arquivo morto pode trazer diversos benefícios para o dia a dia de uma empresa, por exemplo. Se planejado corretamente, as vantagens serão em diversos aspectos, como na segurança dos papéis, na rapidez em encontrá-los e até na economia de espaço para guardá-los. Veja como organizar seu arquivo morto:

1. Planejamento

Assim como qualquer outro projeto de uma empresa ou até mesmo de casa, é primordial que haja planejamento. No caso do arquivo morto, questões iniciais como definição de prazos e de objetivos devem ser levadas em conta. Nunca inicie a migração de documentos de um lugar para o outro sem antes ter um projeto. É importante entender as necessidades e os desafios de cada empresa para que todo processo dê certo.

2. Espaço físico

Um ponto essencial para organizar o arquivo morto é ter um espaço adequado para ele. O local precisa comportar a quantidade de documentos, caixas e pastas e ainda precisa permitir a circulação de pessoas. Nele, qualquer papel deve ser encontrado facilmente. No caso de o local não ter uma sala vaga para isso, uma opção é contratar o serviço de armazenamento de uma empresa especializada.

3. Método de identificação

Não basta juntar tudo que é importante em um espaço e pronto: é preciso organizar por categorias. O arquivo morto precisa ser fácil de manusear, então, busque métodos de identificar cada tipo de documentação. Separar por setores da empresa, por tipo de documento ou pela data de cada um deles pode ser uma boa estratégia. Tudo depende das necessidades da empresa, então, encontre o melhor método para a sua.

4. Equipe capacitada

Depois que todos os documentos estiverem devidamente organizados no seu arquivo morto, é hora de capacitar seu time para usá-lo. Nem sempre é uma boa ideia permitir que qualquer funcionário faça isso, já que o manuseio dos documentos requer cuidado. Separe uma equipe para ficar responsável pelo arquivo. Assim, vão aprender como encontrar e também como guardar qualquer documento da forma correta.

Faça da tecnologia uma aliada

Em um mundo tão tecnológico como o que vivemos, a ideia de ter um arquivo morto pode até parecer um pouco ultrapassada, mas acredite: é necessário. Mesmo assim, nada nos impede de usar a tecnologia a nosso favor. A verdade é que, por mais que tenhamos cuidado, os papéis estragam um dia. Uma boa alternativa para isso é a digitalização.

Antes de transferir todos os papéis para o seu novo arquivo morto, é desejável que faça a digitalização de cada um deles para se prevenir de possíveis danos, desgastes naturais e até perdas. Sim, essa tarefa pode ser muito trabalhosa, mas, mesmo assim, vale a pena se levar em conta que pode evitar muitas dores de cabeça no futuro.

Agora que você completou a leitura de todo o artigo e entendeu a importância de organizar o arquivo morto, já pode começar a planejar o seu. Mas antes, que tal ler um pouco mais sobre a temporalidade das documentações e aprender definitivamente por quanto tempo você deve armazenar os documentos da sua empresa? Confira!


5 benefícios do self storage para o seu escritório de contabilidade

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Documentos, materiais, estoques, contratos, notas fiscais… Ao longo dos anos, as empresas acumulam muita coisa. Até que a situação chega a tal ponto que tudo isso começa a efetivamente atrapalhar o dia a dia dos colaboradores e o devido armazenamento dos itens mais recentes.

E para os contadores, esse cenário é ainda mais prejudicial, já que você e seus colegas trabalham diariamente com documentos e, portanto, precisam sempre saber exatamente onde cada um deles se encontra. Não dá para perder tempo encontrando algo, pois você pode precisar de determinado registro a qualquer hora do dia.

Sendo assim, antes de se desesperar pensando nos gastos enormes para conseguir um lugar mais espaçoso (e mais caro), você precisa conhecer as vantagens do self storage para escritório de contabilidade. Continue a leitura!

1. Melhor organização do escritório

Quando você precisa de um determinado documento, demora um tempão para encontrá-lo em meio a todos os registros antigos que continuam no escritório? Os materiais de uso cotidiano se misturam sem ordem alguma entre aqueles de uso mais raro? Os colaboradores reclamam da bagunça, que atrapalha o exercício de suas atividades?

Pois a boa notícia é que todos esses problemas são causados pela desorganização — que, por sua vez, é resultado do acúmulo de itens no local. Sendo assim, o self storage vai trazer nova vida ao escritório de contabilidade, pois permitirá que você passe a ter espaço para tudo o que realmente deve ficar ali, por ser utilizado no dia a dia.

2. Segurança total para os documentos

Para seu bem e também de seus clientes, é fundamental que você possa ter certeza absoluta de que os documentos do seu escritório estejam sempre em segurança. Isso é possível com o uso do self storage.

O box que você alugar é protegido 24 horas por dia e só pode ser acessado com sua senha. Assim, apenas você e os colaboradores autorizados poderão entrar lá entrar e ter contato com os documentos.

Além disso, a segurança também se estende à possibilidade de danos. No self storage, os documentos e tudo o mais ali armazenado estão protegidos das ações da umidade, de pragas (como traças e insetos) e de acidentes, como incêndios e enchentes.

3. Flexibilidade de acesso

Uma das maiores vantagens do self storage para o seu escritório de contabilidade é o fato de que, enquanto seu local de trabalho ganha mais organização e espaço, você continua tendo acesso livre aos documentos armazenados no box.

O acesso ao self storage deve acontecer dentro do horário de funcionamento do local, mas não precisa ser agendado. Com isso, sempre que necessário, você saberá exatamente onde encontrar o documento em questão.

4. Garantia de privacidade e confiabilidade

Além de você não ter que agendar o acesso a seu box, as visitas não são acompanhadas por um funcionário do self storage.

Dessa maneira, você não precisa ter preocupação alguma com a privacidade dos documentos envolvidos, pois apenas você mesmo e os colaboradores autorizados terão qualquer vislumbre deles.

5. Flexibilidade de uso e armazenamento

Você pode dedicar o self storage apenas a documentos do escritório de contabilidade, ou guardar ali também outros itens da sua empresa que não têm utilidade rotineira. A organização do espaço alugado fica totalmente a seu cargo!

Há, também, a possibilidade de alugar um box do tamanho certo das suas necessidades, já que há alternativas das mais variadas disponíveis. Com o crescimento do self storage enquanto opção de armazenamento, você certamente vai encontrar aquele que mais combina com suas necessidades.

E aí, gostou de conhecer os benefícios do self storage para escritório de contabilidade? Então, entre em contato com a gente e descubra o que podemos fazer por sua empresa


Por quanto tempo você deve armazenar documentos da empresa? Descubra!

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Armazenar documentos da empresa é uma tarefa que geralmente gera muitas dúvidas para gestores e administradores. Um dos principais questionamentos é “por quanto tempo devo guardar os documentos da empresa?”.

Desde a abertura de um negócio, acumulam-se vários documentos importantes para fins de fiscalização e cobrança gerais. Esses documentos podem ser fiscais, contábeis, trabalhistas ou previdenciários. Entretanto, grande parte dos gestores não sabe qual é o prazo mínimo de guarda de tais informações.

Foi pensando nisso que desenvolvemos este artigo completo com informações sobre os prazos de arquivamento e outras questões importantes para uma gestão eficiente dos documentos físicos da sua empresa.

Quer saber mais? Então, continue a leitura e descubra!

Tipos de documentos e prazos de arquivamento

Hoje, as empresas lidam com inúmeras informações e documentos que vão desde questões trabalhistas até contábeis, fiscais e administrativas. Por isso, é importante ter uma gestão adequada desses papéis a fim de garantir a disponibilidade dos documentos para atender a demandas judiciais, administrativas, consultivas e, até mesmo, para processos de fiscalização.

Neste sentido, confira, a seguir, quais são os prazos de guarda de documentos e a importância de atentar a cada um deles!

Arquivo trabalhista

Vamos começar por aqueles que geram a maior dúvida: os documentos relativos à existência de funcionários na empresa.

O arquivo trabalhista de uma empresa é composto por: recibos e folha de pagamento, ficha de registro de funcionários, folhas, cartões ou comprovantes de ponto eletrônico e comprovantes de inscrição e recolhimento de instituições sindicais.

Em relação à documentação do trabalho, de acordo com a Constituição Federal e CLT (Consolidação das Leis Trabalhistas), o empregador deve manter os documentos por cinco anos para os trabalhadores urbanos e rurais e dois anos após o término do contrato de trabalho.

Com relação aos contratos de trabalho, é recomendado que sejam arquivados por tempo indeterminado, bem como livros ou fichas de funcionários, uma vez que esses documentos são importantes para a prova do tempo de serviço para fins de previdência social.

Arquivo de documentos referente o FGTS

Uma questão importante a ressaltar é o prazo de guarda dos comprovantes de apuração e recolhimento do FGTS (Fundo de garantia por tempo de serviço). Em geral, ele é de 30 anos.

Entretanto, o Tribunal Superior do Trabalho definiu que, em alguns casos, essa data será reduzida para cinco anos. Como o entendimento da legislação requer uma profunda análise, recomenda-se que esses documentos continuem sendo arquivados pelo prazo de 30 anos.

Arquivo previdenciário

De acordo com as normas da Previdência Social, a empresa é obrigada a manter durante 10 anos, para fins de fiscalização, os documentos comprobatórios do cumprimento das suas obrigações — assim como os arquivos digitais e sistemas de processamento eletrônico de dados referentes à apuração e ao pagamento do INSS.

Arquivo fiscal

Para entender o prazo de arquivamento de notas fiscais, comprovantes de pagamento e documentos de apuração dos tributos, é necessário conhecer dois conceitos: prescrição e decadência.

O fisco tem o prazo de cinco anos para cobrar judicialmente um crédito tributário devido. Findado esse prazo, ocorre o que chamamos de prescrição.

A decadência é a perda do direito que o fisco tem em constituir um crédito tributário — esse prazo também é de cinco anos.

Sendo assim, podemos entender que, após cinco anos da data do fato gerador da obrigação tributária, os documentos que comprovam sua apuração e seu pagamento podem ser incinerados.

Como as notas fiscais são o principal fato gerador das obrigações tributárias, elas também poderão ser descartadas após cinco anos de sua emissão ou entrada na empresa.

Arquivo de livros e documentos constitutivos

Os documentos constitutivos da empresa (contrato ou estatuto social e alterações), bem como os livros contento lançamentos diários, balanços e demais demonstrações, devem permanecer guardados por prazo indeterminado.

Uma vez constituída, a empresa precisará desses documentos para uma série de procedimentos burocráticos no decorrer de sua existência.

No entanto, para as empresas baixadas ou inativas, é interessante guardar tais documentos para os casos de processos judiciais que possam surgir após o seu fechamento.

Armazenamento de documentos no meio digital

A digitalização de documentos possibilita que os arquivos estejam disponíveis remotamente, ao mesmo tempo, para pessoas diferentes em qualquer lugar com acesso à internet.

Imagine o esforço necessário para encontrar dados importantes do documento, que está em uma enorme estante, cheia de pastas e títulos?

Em vez disso, a digitalização de documentos permite que esse dado esteja disponível em alguns minutos, e você só precisa fazer uma pesquisa rápida nos arquivos.

No entanto, vale ressaltar que o arquivo digital, até o presente momento, não substitui o arquivo físico, e, por isso, a recomendação é que a empresa utilize os dois mecanismos: o físico e o digital.

Com isso, ela terá condições de garantir um acesso mais rápido aos documentos, sem deixar de ter informações físicas à disposição, já que, em muitos casos, elas são imprescindíveis para corroborar a legalidade e autenticidade de documentos.

Boas práticas no armazenamento de documentos físicos

Quando se fala em armazenamento de documentos físicos, é necessário ter em mente que a adoção de boas práticas é imprescindível não só na organização, mas também na durabilidade de tais registros.

Por isso, elencamos, a seguir, algumas práticas que garantirão não só a durabilidade como também facilitarão a localização e otimização dos processos de gestão de tais informações:

  1. Ao arquivar documentos, opte pelo acondicionamento em pastas e/ou embalagens impermeáveis, pois elas garantem a durabilidade do papel e reduzem o risco de perda de informações, especialmente em razão do transcurso do tempo.
  2. A organização dos documentos deve seguir uma lógica, por isso, recomenda-se que as informações sejam divididas e sub-divididas em categorias específicas e que façam algum sentido dentro do contexto da organização.
  3. Utilize caixas organizadoras na etapa de categorização. Você pode separar documentos por setores e depois por assunto, acondicionando os papéis de forma ordenada em caixas organizadoras. Além de facilitar no processo de pesquisa posterior, ele ajuda a manter a durabilidade dos documentos.
  4. Lembre-se de etiquetar itens. Essa dica vale principalmente para documentos, já que as etiquetas ajudam a identificar com mais rapidez do que trata aquela pasta ou caixa organizadora, facilitando o processo de localização de documentos.

Essas são algumas dicas úteis para quem quer melhorar o processo de organização de documentos da sua empresa. Elas podem ser adaptadas de acordo com as necessidades e especificidades da empresa. Por exemplo, você pode utilizar as dicas de prazos que apresentamos no início deste artigo e incluir o prazo de guarda dos documentos em uma etiqueta de identificação.

Essas etiquetas com o prazo de guarda do documento auxiliarão na atualização das informações e no planejamento de gestão de tais dados.

Auxílio de um self storage à sua empresa

O self storage é um modelo de negócio muito difundido nos Estados Unidos e que cada dia vem ganhando mais adeptos no Brasil. Trata-se de um modelo de negócios no qual é possível alugar um box privativo que abrigue a necessidade de armazenamento de empresas e pessoas físicas.

É comum encontrar empresas que produzem uma quantidade muito grande de documentos e, muitas vezes, não dispõem de um espaço físico que permita armazenar tais documentos de forma correta e organizada.

É aí que entram as self storages, que oferecem soluções de armazenagem para empresas de forma dinâmica e ajustada às necessidades de cada cliente.

Nesses depósitos, é possível armazenar documentos, arquivo morto, além de estoques, equipamentos industriais e qualquer outro objeto que esteja ocupando um espaço significativo na empresa, dificultado a rotina e a organização no negócio.

Os boxes privativos oferecidos pelas self storages são construídos exclusivamente para armazenar, de forma adequada, os volumes que comprometem o espaço em empresas.  Inclusive, esses locais recebem tratamento contra mofo e umidade, têm seguro contra incêndio, são dedetizados mensalmente e contam com serviço completo de higienização.

Apostar em soluções como essa pode auxiliar na organização e melhorar ainda mais o desempenho da gestão de documentos da sua empresa. Além disso, você garantirá mais espaço e eficiência para os seus colaboradores.

Agora que você já sabe a resposta para “quanto tempo devo guardar os documentos da empresa” e quais mecanismos podem facilitar a sua gestão, que tal entrar em contato conosco? Oferecemos soluções em self storage desenhadas de acordo com as necessidades e os objetivos de cada cliente. Conheça!

Dicas de gestão para microempresas

Como melhorar a gestão de uma microempresa em 2018

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Tão grande quanto o número de criação de uma microempresa é a quantidade de fechamento desse tipo de negócio em até um ano. A falta de gestão é um dos principais motivos desse número ser tão elevado.

Para gerir de forma eficaz um negócio é preciso estar atento a fatores internos e externos da empresa como a equipe, as finanças, o marketing, a logística, além de analisar constantemente a concorrência.

Fazer uso das melhores ferramentas e práticas disponíveis no mercado torna possível melhorar a gestão de uma microempresa.

Quer descobrir quais são as melhores práticas para aplicar agora no seu negócio ou na empresa em que você trabalha? Continue a leitura deste post e descubra 4 práticas certeiras!

1. Mantenha os gastos sob controle

O orçamento empresarial é um quesito que deve ser gerido constantemente. Para manter um planejamento financeiro adequado, o gestor precisa estabelecer metas e priorizar os gastos fundamentais para o bom funcionamento do negócio.

Para as microempresas com menos de um ano, esse tipo de prática é ideal, pois depois desse período é possível ter uma noção concreta dos gastos desnecessários e fundamentais da empresa.

2. Melhore a logística da sua microempresa

A gestão eficiente da logística vem se mostrando parte essencial para o sucesso de micro e pequenas empresas. Uma logística organizada e bem administrada pode melhorar outras áreas do negócio, que passam desde setores internos até o fortalecimento da relação com parceiros e clientes.

A logística também envolve o estoque e o armazenamento de produtos e materiais. Uma ótima solução é o Self Storage. Esse tipo de serviço possibilita alugar espaços modulares, que podem ser adequados facilmente ao espaço e ao tipo de produto ou material desejado, aliando baixo custo e segurança. O resultado? Redução de custos e facilidade de gestão.

3. Mantenha a disciplina administrativa

Você já obteve sucesso de algo sem disciplina? A resposta provavelmente é não. E no mundo empresarial não é diferente. A disciplina é um ponto crucial para o êxito profissional e pessoal.

Cada colaborar deve ter metas claras estabelecidas e indicadores de desempenho devem ser utilizados para saber como a empresa e cada área estão. Caso os indicadores saiam da zona de controle, medidas devem ser adotadas a fim de voltar a empresa para os trilhos.

É importantíssimo que os colaboradores estejam motivados a cumprir o sistema de gestão, pois o planejamento só poderá ser cumprido se todos os colaboradores realizarem suas funções estabelecidas antecipadamente.

4. Capacite os colaboradores

O treinamento e a especialização de funcionários são de extrema importância, afinal, as pessoas são o maior capital da empresa, e se capacitados e motivados, certamente darão à empresa um diferencial competitivo.

Com um efetivo enxuto, as micros e pequenas empresas necessitam ainda mais de colaboradores instruídos e especializados que possam desenvolver as tarefas com máxima eficiência.

Investir em workshops e treinamentos ainda é uma ótima maneira de reduzir custos, pois é muito mais interessante e rentável ter três funcionários devidamente preparados do que vários sem as devidas qualificações.

Gostou das nossas dicas de gestão de microempresa? Conhece outras pessoas que se interessariam pelo assunto? Então compartilhe este artigo nas redes sociais e enriqueça seus amigos de conhecimento!


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