Arquivo morto: como organizar?

Conseguir guardar, armazenar e depois encontrar todos os documentos e papéis importantes em casa já pode ser uma tarefa bem difícil. Agora, imagine quando toda a papelada é de uma empresa, que tem diversos funcionários, processos e atividades. Piorou, né? Dar conta do arquivo morto — aquele que não é usado com muita frequência — pode ser muito complicado se não houver planejamento.

De cara, questões como qual o lugar ideal para guardar os documentos podem surgir. Afinal, sendo de pequeno ou grande porte, toda empresa acumula muitos papéis. Além disso, é preciso pensar em como organizar as documentações de modo que fique fácil achar depois, e ainda buscar técnicas de armazenamento para que nenhum item do arquivo se danifique.

São realmente muitas coisas a se pensar quando o assunto é documentos importantes, que podem ser muito necessários no futuro. Quer entender melhor sobre as técnicas para guardar o arquivo da sua empresa, ou até mesmo as papeladas de casa? Continue lendo e confira nossas dicas abaixo.

Entenda o que é um arquivo morto

Primeiro, é fundamental entender o que é de fato o arquivo morto. Em algumas regiões, esse termo dá nome às próprias pastas de plástico que servem para arquivar documentos em gavetas ou caixas. Mas o arquivo morto de que estamos falando são todos os documentos importantes que podem necessitar de consulta mais tarde, até mesmo décadas depois.

Grosso modo, são certidões, comprovantes, formulários, notas fiscais, declarações, fichas de registro e diversos outros papéis. A questão é que cada um desses documentos tem sua importância e, por isso, precisam ser guardados por tempos específicos, dependendo do tipo da documentação. Isso não é algo opcional, pois existem leis que regulamentam o tempo que as empresas precisam guardar cada tipo de arquivo morto, e é disso que vamos falar agora.

Saiba sobre as leis de temporalidade de documentos

No Brasil, existem normas nacionais que regulam o tempo que as documentações devem ser mantidas. O Código Civil, Código Tributário Nacional e até mesmo a Constituição Federal do Brasil trazem artigos que falam sobre a temporalidade dos documentos. Esse tempo varia de documento para documento, e também muda quando são de pessoas físicas ou jurídicas.

Quando se trata do arquivo morto de empresas, o tempo de guarda dos documentos varia conforme seu tipo, como trabalhista ou tributário. Além disso, outro fator determinante é saber qual é a norma legal que rege a documentação. Segundo a Fecomércio de São Paulo, em média, é necessário armazenar a papelada por cinco anos. Em alguns casos, como o dos livros obrigatórios, a recomendação é de que sejam guardados até atingirem a decadência.

Quando o assunto são documentos pessoais, a situação não é muito diferente. Muitos deles, assim como descreve o Tribunal Regional do Trabalho de São Paulo, devem ser mantidos por cinco anos. Esse é o caso do Imposto de Renda, IPTU e IPVA, por exemplo. Mesmo assim, a recomendação é que sejam mantidos por dez anos, por precaução.

Há ainda aqueles que devem ser armazenados para sempre, como a Carteira de Trabalho, Título Eleitoral ou escrituras de imóveis, por exemplo. Até mesmo os documentos mais corriqueiros, como as contas de luz, água ou telefone devem ser mantidos por tempo específico de 90 dias. Ainda assim, o ideal é que fiquem em segurança por cinco anos, também por precaução. Agora, entenda as vantagens de organizar um arquivo morto.

Confira como planejar um arquivo morto e suas vantagens

Até aqui, já exploramos a necessidade legal de armazenar adequadamente cada tipo de documentação, mas não é só isso. Um arquivo morto pode trazer diversos benefícios para o dia a dia de uma empresa, por exemplo. Se planejado corretamente, as vantagens serão em diversos aspectos, como na segurança dos papéis, na rapidez em encontrá-los e até na economia de espaço para guardá-los. Veja como organizar seu arquivo morto:

1. Planejamento

Assim como qualquer outro projeto de uma empresa ou até mesmo de casa, é primordial que haja planejamento. No caso do arquivo morto, questões iniciais como definição de prazos e de objetivos devem ser levadas em conta. Nunca inicie a migração de documentos de um lugar para o outro sem antes ter um projeto. É importante entender as necessidades e os desafios de cada empresa para que todo processo dê certo.

2. Espaço físico

Um ponto essencial para organizar o arquivo morto é ter um espaço adequado para ele. O local precisa comportar a quantidade de documentos, caixas e pastas e ainda precisa permitir a circulação de pessoas. Nele, qualquer papel deve ser encontrado facilmente. No caso de o local não ter uma sala vaga para isso, uma opção é contratar o serviço de armazenamento de uma empresa especializada.

3. Método de identificação

Não basta juntar tudo que é importante em um espaço e pronto: é preciso organizar por categorias. O arquivo morto precisa ser fácil de manusear, então, busque métodos de identificar cada tipo de documentação. Separar por setores da empresa, por tipo de documento ou pela data de cada um deles pode ser uma boa estratégia. Tudo depende das necessidades da empresa, então, encontre o melhor método para a sua.

4. Equipe capacitada

Depois que todos os documentos estiverem devidamente organizados no seu arquivo morto, é hora de capacitar seu time para usá-lo. Nem sempre é uma boa ideia permitir que qualquer funcionário faça isso, já que o manuseio dos documentos requer cuidado. Separe uma equipe para ficar responsável pelo arquivo. Assim, vão aprender como encontrar e também como guardar qualquer documento da forma correta.

Faça da tecnologia uma aliada

Em um mundo tão tecnológico como o que vivemos, a ideia de ter um arquivo morto pode até parecer um pouco ultrapassada, mas acredite: é necessário. Mesmo assim, nada nos impede de usar a tecnologia a nosso favor. A verdade é que, por mais que tenhamos cuidado, os papéis estragam um dia. Uma boa alternativa para isso é a digitalização.

Antes de transferir todos os papéis para o seu novo arquivo morto, é desejável que faça a digitalização de cada um deles para se prevenir de possíveis danos, desgastes naturais e até perdas. Sim, essa tarefa pode ser muito trabalhosa, mas, mesmo assim, vale a pena se levar em conta que pode evitar muitas dores de cabeça no futuro.

Agora que você completou a leitura de todo o artigo e entendeu a importância de organizar o arquivo morto, já pode começar a planejar o seu. Mas antes, que tal ler um pouco mais sobre a temporalidade das documentações e aprender definitivamente por quanto tempo você deve armazenar os documentos da sua empresa? Confira!