7 dicas infalíveis para organizar documentos com precisão

Nem sempre os documentos de uma empresa são tratados com a devida importância que eles merecem. Entretanto, desde organizações que precisam lidar diariamente com um volume alto de papéis a empreendedores autônomos, todos precisam organizar documentos com precisão para agilizar processos.

Na maioria dos casos, a falta de controle gera desgastes desnecessários por causa de documentos que não são facilmente encontrados ou que estão perdidos e ninguém ficou sabendo. Em situações mais graves, os prejuízos financeiros podem desestruturar um negócio.

Sejam escritórios de advocacia ou de contabilidade, independentemente do segmento de atuação é necessário ter um controle grande dos documentos. Como aumentar a eficiência e a produtividade do negócio são objetivos comuns em várias empresas, ter todos os documentos em ordem é uma maneira de otimizar recursos e tempo.

Além disso, a armazenagem de documento também é um ponto crítico, pois hoje os espaços estão cada vez mais reduzidos. Como alguns papéis devem ser mantidos por, pelo menos, 10 anos e outros não podem ser perdidos de nenhuma maneira, empreendedores precisam alinhar a organização com um local de guarda documento seguro.

Preparamos, abaixo, um guia com sete dicas infalíveis para organizar documentos com precisão e revolucionar sua empresa. Veja e coloque em prática o mais rápido possível.

1. Reúna todos os documentos da empresa

Vai dar muito trabalho, mas para organizar documentos com precisão é necessário reunir tudo da empresa que tem sido arquivado. Olhe em todos os locais que possam ter papéis da empresa: armários, gavetas, depósitos e pastas antigas.

Em seguida, coloque em caixas ou pastas para facilitar o transporte. Esse passo é importante para que a classificação dos papéis seja bem feita. Pode ser que demore dias, semanas ou meses, mas não deixe de dar esse primeiro passo para reunir tudo.

Organizar os papéis pela metade também não é recomendável, pois gerará ainda mais trabalho. É preciso ter esse cuidado para que o guarda arquivo morto não vire um mero depósito de documentos.

2. Descarte os papéis que não são necessários

Antes de sair jogando pilhas de papéis antigos, verifique quais podem ser descartados e quais precisam ser mantidos enquanto a empresa estiver funcionando. 

Principalmente as empresas especializadas em lidar com documentos de clientes, esse cuidado precisa ser redobrado. Pode parecer besteira, mas um impresso perdido pode trazer vários problemas judiciais ou financeiros para o empreendedor.

Escrituras, testamentos, Imposto Predial e Territorial Urbano (IPTU) e carnês do INSS (Instituto Nacional do Seguro Social) são exemplos de documentos que precisam ser mantidos em segurança e fáceis de serem encontrados quando for preciso consultar.

Caso você esteja em dúvida do que pode descartar ou não, busque o auxílio de uma empresa especializada ou consulte advogados de sua confiança. Armazenagem de documento é um assunto sério!

3. Classifique os documentos em categorias

As categorias são particulares para cada tipo de empresa. Por isso, o empreendedor precisa avaliar os documentos que tem em mãos e pensar antes de criar um número grande de subdivisões no guarda arquivo morto.

Um volume alto de categorias pode atrapalhar na hora de organizar os documentos, e a segmentação pode confundir ainda mais. Separe os documentos em pastas ou caixas. Não misture os papéis de propriedade com seguros ou finanças, por exemplo.

A classificação irá facilitar a organização no futuro, por isso dedique um tempo para essa tarefa. Peça a ajuda de funcionários ou dos responsáveis que precisam lidar com a papelada diariamente. Os processos podem ser mais simples do que você imagina.

4. Invista em caixas e pastas para organizar o guarda documento

Parece desnecessário, mas só de ter pastas específicas para cada categoria de documento tudo já fica mais fácil. Além de serem práticas, é possível comprar pastas de cores diferentes, colocar adesivos para identificar o que tem dentro, informar desde quando está armazenado e usar palavras-chave para facilitar a identificação.

As caixas precisam ser de material que não irá sofrer com a passagem do tempo e fáceis de serem transportadas. Esse investimento é necessário para que a mudança traga resultados no dia a dia e o lugar de armazenagem de documento fique sempre organizado.

5. Busque uma empresa especializada em armazenagem de documentos

Onde armazenar documentos? Essa é a principal dúvida de donos de pequenas, médias e grandes empresas. Com os espaços cada vez mais reduzidos, ampliar o local de um negócio nem sempre é uma solução viável.

Existem alternativas que não vão pesar no bolso do empreendedor e trazem inúmeras vantagens para quem precisa manter os documentos organizados. Além de otimizar o espaço do seu negócio, as empresas especializadas em alugar boxes individuais de guarda documento são super seguras.

Sem contar que o acesso é livre e não há burocracia na hora de contratar o serviço. Ou seja, quando precisar daquele documento que você manteve no self storage, basta ir ao local e buscá-lo.

Além de aumentar a eficiência da sua empresa, os documentos estarão em um ambiente ideal para armazenar papéis. O empreendedor não precisará se preocupar em contratar um segurança ou profissionais para limpar o local da armazenagem de arquivo morto, por exemplo.

6. Considere mudar o local da sua empresa

Se o aluguel de um guarda documento não é bem o caminho para organizar a papelada, às vezes, a solução é buscar um novo local de trabalho.

Pessoas que trabalham em home office, por exemplo, podem alugar uma sala pequena para que todos os documentos importantes relacionados à empresa fiquem concentrados em um mesmo local. Além de ficar mais fácil controlar, os dias podem ser bem mais produtivos.

7. Programe-se para manter os documentos em ordem

Não adianta organizar tudo apenas uma vez e depois deixar os documentos de lado. Disciplina é essencial para manter os arquivos organizados e garantir que novos documentos sejam alocados nos locais corretos.

A responsabilidade não deve ficar centralizada apenas nas mãos do empreendedor, pois o ideal é que todos os funcionários saibam como achar os documentos e manter tudo em ordem.

A periodicidade para fazer uma organização mais robusta depende do volume de documentos da empresa e de como o empreendedor mantém os arquivos atualizados. Por isso, fique de olho para que o local de armazenagem de documento não fique bagunçado em poucos dias.

O que achou do nosso guia? Organizar documentos não é uma tarefa fácil, mas a partir do momento que o empreendedor sentir a diferença na agilidade dos processos, tudo será recompensado. Assine nossa newsletter para receber dicas de armazenagem de documento, guarda arquivo morto, gestão de negócios e para aumentar a produtividade da sua empresa.