6 dicas para planejar a mudança do seu escritório

Mudar não é a mais simples das tarefas, principalmente quando se trata de uma mudança de escritório. Isso porque, além de envolver todos os funcionários, é preciso que vários detalhes sejam observados com atenção para que tudo saia como o programado.

Apesar de ser um processo bastante complexo, com um planejamento adequado, a observação de algumas dicas e a adoção dos cuidados necessários, é possível fazer dessa experiência um bom momento de interação.

Levando-se isso em consideração, desenvolvemos este artigo com 6 dicas que vão ajudar você e seus funcionários a passarem pela transformação de ambiente sem grandes problemas. Quer saber como? Continue a leitura!

1. Comece a organizar a mudança de escritório com antecedência

Para começar a organizar as etapas de uma mudança de escritório, é essencial que você faça um planejamento. Dessa forma, é possível reduzir ou otimizar os custos.

Experimente fazer um checklist com todas as ações necessárias no processo, bem como os materiais que serão transportados, para que nada se perca no caminho. Alguns itens que podem integrar sua lista são:

• gastos envolvidos na mudança;
• inventário de tudo o que vai para o novo local e o que será vendido/doado;
• funcionários responsáveis pelas tarefas;
• cronograma de datas e etapas;
• escolha do imóvel e do meio de transporte;
• pertences frágeis, que vão separados da mudança;
• organização dos documentos do escritório;
• materiais para embalagem;
• contato com as empresas fornecedoras de serviços essenciais, como água, luz, alarme e TV a cabo.

2. Escolha um imóvel

Logicamente, um dos primeiros itens da lista deve ser a escolha do imóvel, certo? Afinal, antes de tudo, é preciso que você saiba para onde está indo. Nesse sentido, é importante listar todas as opções apropriadas e que atendam às exigências do trabalho desempenhado no escritório para, a partir daí, tomar uma decisão.

Avalie se a localização é vantajosa — ou seja: se os lugares que você e sua equipe precisam frequentar durante o expediente estão próximos do novo espaço — e se o custo com o transporte diário vai aumentar muito, entre outros fatores.

3. Inicie o transporte dos materiais o quanto antes

Algumas organizações têm veículos com capacidade para transportar móveis e objetos maiores. Se esse é o caso de sua companhia, ótimo! Mas, caso não seja, o próximo ponto da lista é definir qual vai ser o meio para transportar os pertences até o novo local.

Geralmente, esse processo é feito por uma empresa especializada em mudanças e transporte de móveis. Então, se você não conhece nenhuma opção que faça esse tipo de serviço, peça indicações de amigos para escolher uma que seja confiável. Outro meio interessante de descobrir referências é por meio da página da empresa nas redes sociais.

4. Divida as tarefas entre a equipe

Outro item do checklist, a delegação de tarefas é importantíssima para o bom andamento do processo, já que você não vai dar conta de resolver tudo sozinho. Para tanto, comece escolhendo alguém para supervisionar o trabalho dos demais se não tiver tempo para se encarregar disso.

É preciso que a pessoa seja de confiança e tenha muita competência para liderar, pois essa é uma parte crucial do trabalho. Depois, o mesmo colaborador pode, até mesmo, ajudar você com a divisão das outras atividades, com base nas aptidões de cada membro da equipe.

5. Embale tudo de forma organizada

Agora que o inventário de todos os pertences do escritório já foi feito, é hora de embalar os materiais. Busque por caixas de papelão para acomodar os objetos, a fim de facilitar o carregamento e evitar danos.

Se você planejar tudo com antecedência, certamente vai conseguir encontrar muitas embalagens de papelão a custo zero: basta procurar em supermercados — eles costumam cedê-las a quem pedir. É preciso, ainda, providenciar jornal ou plástico bolha para envolver as peças mais frágeis, como as de louça ou vidro.

Agora que você já cuidou das embalagens, é o momento de guardar tudo o que conseguir dentro das caixas, de forma bastante organizada. Alguns materiais terão que ser embalados por último, pois ainda estarão em uso.

O último passo dessa etapa é etiquetar todas as caixas, facilitando a identificação tanto na hora do transporte quanto ao abrir as embalagens para arrumar o novo ambiente de trabalho. Você pode separá-las por departamentos e tipos de objetos usando nomes e cores.

6. Doe ou descarte o que não for realmente necessário

De acordo com o checklist, já é possível ter uma noção dos materiais que vão para o novo escritório e daqueles que não serão mais necessários. Além disso, durante a embalagem dos itens, provavelmente “sobraram” algumas coisas que você nem lembrava que existiam, não é mesmo?

Então, separe os objetos passíveis de serem doados — como o sofá que não será usado de agora em diante, por exemplo — e ofereça-os a instituições de caridade ou pessoas carentes. Infelizmente, aqueles que não estiverem em boas condições terão de ser descartados.

Bônus: veja alguns cuidados que você deve ter na hora da mudança

Além de um bom planejamento, que é imprescindível para que sua mudança de escritório seja bem-sucedida (e o custo, reduzido), há outros cuidados que devem ser tomados nessa hora.

Um deles é verificar se toda a infraestrutura estará apta para receber a mudança. Assim sendo, certifique-se de que os encanamentos, bem como as instalações elétricas e hidráulicas, estão em ordem. Além disso, confira, antecipadamente, a quantidade de tomadas existentes para conectar os equipamentos elétricos. Se elas forem insuficientes, será preciso instalar mais opções antes da mudança.

Outro ponto importante é providenciar a limpeza do local antes de os móveis chegarem. Isso facilita muito o pós-mudança.

Viu só como é possível organizar uma mudança de escritório com pouca (ou nenhuma!) dor de cabeça? Basta fazer um planejamento antecipado e segui-lo de forma coerente. Então, leve as dicas acima em conta e comece a se planejar! Certamente, esse processo vai ser muito menos complexo do que você imaginava.

Gostou de nossas sugestões para realizar uma mudança de escritório? Que tal compartilhar conosco sua opinião e suas experiências com esse tipo de situação? Deixe um comentário!