Self Storage: quais os benefícios para uma empresa de advocacia?

Self Storage.

Por mais que muitos procedimentos da área jurídica ocorram hoje por meio da troca de documentos digitais, sabemos que, para quem trabalha com advocacia, ainda existe uma necessidade de guardar grandes volumes de papéis e outros materiais.

Pensando nisso, se você ainda não conhece os benefícios de usar um self storage para uma empresa de advocacia, vale a pena conferir algumas de suas vantagens mais importantes. Interessado? Então, continue lendo!

Integridade

Bom, se você está pensando em guardar alguma coisa por mais tempo, provavelmente é porque ela tem algum valor — logo, jogá-la no lixo está fora de cogitação. É preciso armazená-la de forma que, quando alguém precisar, esteja tudo lá como foi deixado: inteiro e no lugar certo.

Nesse sentido, guardar os documentos no escritório, principalmente os que não são utilizados com muita frequência, pode ser um problema quando eles ficam próximos de outros objetos compartilhados ou usados durante o dia a dia.

Alguém coloca uma pasta por cima, muda de lugar, ajeita daqui, ajeita dali — quando você se dá conta, já está tudo espalhado e misturado. Assim, em cada pedacinho do armário surge algo diferente e, para que caibam mais coisas no mesmo lugar, o que devia ser organizado se transforma em um amontoado de pedaços de processos, relatórios, documentos e outras coisas mais.

Além disso, ainda há uma outra preocupação: a limpeza.

Por um lado, se há sempre alguém limpando o ambiente, talvez essa pessoa queria (com muita boa vontade) tirar tudo do seu lugar para alcançar todos os cantos e fazer o seu serviço completo. O problema é que, na hora de voltar as coisas aos seus lugares, nem tudo estará de volta onde estava.

Por outro lado, se a pessoa encarregada da limpeza for instruída a “não mexer naquela pilha de documentos ali”, o seu escritório começará a acumular — além de muito papel e outros itens — poeira e até mofo.

O self storage surge, então, como solução para tudo isso.

Com ele, você fica livre de toda a desorganização, já que não haverá ninguém retirando seus documentos de lugar — tudo permanecerá como você deixou. E, quanto à limpeza, você também pode ficar tranquilo, pois ela será feita regularmente e sem que ninguém mexa nas suas coisas.

Segurança

Será que no seu escritório existe um armário com uma chave para cada porta, gaveta ou sala? Provavelmente, não.

Isso significa que os seus documentos e outros materiais ficam mais vulneráveis, com um acesso facilitado. Alguém pode pegar — ainda que sem intenção — alguma pasta trocada, por exemplo, o que geraria dores de cabeça a todos os envolvidos.

Além disso, mesmo que haja algumas trancas e cadeados pelo escritório — o que não fica muito bonito —, ainda há um outro ponto a se considerar: você separa cópias diferentes de cada chave por cliente, ou por tipo de serviço, para as entregar somente aos funcionários que estejam diretamente ligados a essas divisões do trabalho?

No fim das contas, o mais comum é que todo mundo, ou quase todo mundo, tenha acesso a qualquer documento ou material que quiser, certo? E, nessas horas, se algo aparece quebrado, rasgado, molhado — ou, simplesmente, não aparece —, você pode desistir de encontrar o responsável.

Quando se conta com um self storage, a situação é bem diferente.

Primeiro porque, provavelmente, você não dará a chave do seu box para todos os seus funcionários e colegas. Além disso, no seu contrato de locação haverá uma garantia de segurança, com a utilização de uma seguradora profissional. Isso você também não tem no seu escritório, ou tem?

E aqui vale ressaltar um detalhe importante: ao buscar um serviço de self storage, fuja daqueles que oferecem boxes compartilhados. Afinal, se você está buscando segurança e privacidade na hora de armazenar as suas coisas, não faz sentido dividir espaço com ninguém, certo?

Economia

Como já falamos da integridade dos seus materiais guardados em um self storage e da existência do seguro, tratemos agora de um ponto que está bem relacionado com o seu bolso.

Se o seu escritório está pequeno para guardar tudo que você precisa, mais cedo ou mais tarde será preciso um lugar maior. Nesse caso, é bom começar a procurar um local para alugar, mais ou menos, como um depósito.

Ao fazer uma locação de imóvel, contudo, você vai se deparar com alguns assuntos que precisam ser avaliados com mais cuidado (e paciência). E um deles é a questão do contrato: no mercado de imóveis alugados, ainda é muito comum encontrarmos contratos com prazos de 36 meses, sendo que o mínimo exigido é de um ano para a rescisão.

E, além de considerar multas, outras taxas e algumas providências que precisam ser tomadas — como troca de segredos de chaves, pintura e toda a manutenção do imóvel — você ainda terá que resolver a questão do fiador (que é algo que ninguém quer ser, ainda mais atualmente).

De fato, existem alternativas para uma locação sem a utilização de fiadores, como, por exemplo, os seguros fiança, os pagamentos adiantados, os depósitos e cauções. Mas tudo isso significa dinheiro parado por muito tempo.

Já no caso de um self storage, nada disso será um problema. Bastará apenas assinar um contrato simplificado de locação pelo espaço e prazo desejados.

Se precisar aumentar ou diminuir a área de armazenamento, é tudo rápido e fácil. Nada comparado à burocracia que envole o aluguel, e toda a responsabilidade da locação de um imóvel convencional.

Isso ainda sem ter que se preocupar com vizinhos, políticas de horários, restrição de pessoas circulando no ambiente do imóvel alugado ou mesmo liberação na portaria, seja na segurança de um condomínio ou em um imóvel com porta para a rua.

Usando o self storage você terá a sua chave, podendo entrar e sair a qualquer horário ou dia da semana (até mesmo nos feriados) sem amolação. Tudo mais prático e funcional.

Enfim, gostou do post? Como vimos, são diversas as vantagens de se utilizar uma self storage para uma empresa de advocacia. Agora, depois de ver as principais delas, acreditamos que você não terá dúvidas na hora de decidir!

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